如何成为一名优秀的活动策划人?

以下内容是翻译的国外关于活动行业活动策划岗位的一篇文章,对于在广播电台活动策划中新入行的菜鸟很有帮助,对于行业里的老司机来说也可以借此梳理一下自己的职业规划。

  活动策划是一个适合你的职业吗?

  这是一个重要的问题!毫无疑问活动策划属于那种正在成长的行业,而且是其中欣欣向荣的那个。对于一个优秀,称职的活动策划人而言,他将会达到其职业生涯中无限的高度。但是像其他行业一样,活动策划工作并不是适合每一个人。接下来我们将讨论作为一个成功的活动策划人必须拥有的技能和品质,和为什么你会选择它作为职业,以及在你通向事业成功的道路上尽量应该去避免的弯路。

  你将会需要的能力!

  在进一步讨论前,让我们花点时间先了解一下所有成功的活动与婚礼策划人所拥有的共同的能力。如果你正考虑在这个行业里成就一番事业,那么你需要拥有这些能力:

  卓越的沟通与交流能力

  作为一个策划师需要这些技能自信地向潜在的客户展示自己,与不同类型的客户群体互动,能够与供应商建立有价值的关系并与客户保持良好的人际关系。

  具体地说,你需要:

  优秀的口头和书面表达能力。

  有能力和各种各样的人一起工作。

  在压力环境下能机智老练,耐心,冷静的对待客户。

  有能力与陌生人建立舒适的互动交流。(包括潜在客户和供应商)

  规划时间和多重任务执行能力(统筹能力)

  成功的活动策划人为确保不放过任何的疏漏应该具备的技能!

  工作中你会遇到大量的有到期时间的任务,需要你通过统筹和组织去确保每一项任务按期完成。比如:你会在同一时间为多个活动协调多个供应商,必须确保一切都在按计划进行。

  具体的说你需要:

  设置和管理最后期限时间的能力

  •能够在很短的时间内处理多重任务的工作能力

  •具有提前预测可能出现的问题并能预先制定解决方案的能力

  •重要的事情再说一次,所有的这些能力都是以良好的沟通能力为基础的。

  从事这个行业的底线

  如果你不喜欢与人打交道,你最好就不要进入活动策划行业。如果你不反感甚至是喜欢各种表格和时间日历,并有按期完成任务的习惯与能力,那么这是一个适合你的行业。

  策划与执行能力

  这是显而易见的!如果你要策划和执行一个活动,你必须能够想象一场成功的活动,并采取所有必要的步骤。让这一愿景成为现实。你需要:

  创造性的能力

  •对细节的高度关注

  •基于客户模糊的描述能够想象一个主题

  •解决问题的勇气与能力

  强烈的职业道德和灵活性

  作为一个活动策划师可能会时常面对娱乐和游戏,但它仍然是一个工作! 通常出现的情况是:当活动已经按既定流程开始进行了,你会工作很长时间几小时甚至几天。特别是,你需要:

  你应该有一个更加灵活的工作时间表来应对可能出现的夜晚加班和周末工作。

  •有愿意长时间连续工作,以满足即将接近的任务的最后期限。

  •良好的压力管理能力

  底线:如果你会为一个概念,因你的方法而变为创意的现实而感到兴奋,那么你是非常适合这个岗位。

  底线:为了成为一个成功的活动策划人,你必须接受周末工作,而不仅仅是早九晚五的正常工作日。

  为什么要做一个活动策划人

  这是一个值得干的行业

  活动策划人会持续的影响到客户的一生,策划人会参与到人生中不同的重要时刻,像婚礼的庆典,生日和退休派对,公司的开业,产品的推广,公司的周年庆典等等。

  作为策划人,你会精心安排对客人们充满诱惑的美食。为了符合活动的主题和配色方案,你必须小心细致的设计桌面装饰物。你的时间管理和组织统筹能力让方案在预算内变为现实,客户的愿望将会实现,并不会让他们产生压力感。

  活动策划人具有独特的机会去帮助社会,改变世界!

  你可能会为当地的慈善机构策划筹款活动来帮助别人,策划各种环境保护等有社会价值的活动来改变社会。

  这是一个创造激情的行业

  作为一个策划人,你可以获得客户的想法并发散,实现这些想法。为活动而诞生的策划案的主要部分必须是以独特的呈现方式来契合活动的目标与客户的兴趣。根据活动的类型,你会为客户选择活动主题,现场的配色方案,现场装饰,选择主持人或娱乐表演,甚至是那些独特而有创意的互动游戏。

  这是一个需要天赋和想象力的工作。当你总结活动时,会发现成功的活动一定是令人快乐和喜欢的,“带来乐趣”正是活动策划的责任。

  到处都是机会

  想在这个领域里获得成功的唯一障碍是你自己的创意!在学校里听到最多的问题是:“你不认为我作为活动策划来说太年轻了或者是太老了。”通常的回答是:“与此无关,应该把年龄看作机会.”

  在这个行业里不仅仅是年龄能带来机会。你还可以利用你独特的背景、经验和兴趣在不同的行业客户中展示你的创意优势。

  如果你有更多的专业背景,还可以从事公司会议,非盈利活动等等一些具有行业背景的活动项目的策划。

  比如你本身是一个素食主义者,那么你可能对动物保护和素食团体的活动策划是非常熟悉的,你就很容易成为这类型活动的专家。

  唯一的障碍就是,你自己的创造力和想象力了。

  极力避免的错误

  我们谈到了作为一个成功的活动策划人应该具有的能力,以及为什么这个行业对于你来说可能是一个不错的选择。那么接下来,我们将告诉你对于活动策划人来说最容易犯的几个错误,以及如何避免它们!

  误 解

  你与你的客户之间沟通上的误解会导致失败。你的客户对于他们自己的活动一定是有预期的,你必须确保完全的理解和明白他们的预期。记住客户决定活动是否成功。

  沟通的关键是学习如何积极倾听客户的表达。倾听不仅仅是指听清客户口中说出的话,你需要用你的直觉和感知去理解客户的肢体语言所流露出的线索。例如,如果你的客户在讨论活动中需要一个乐队时,眼睛一亮,那么你基本可以假定解决活动中的娱乐对于他们来说是当务之急。

  你也应该注意倾听客户过分强调或避免谈论的内容。你的客户是否在一直强调预算的限制或当你打开被邀请客人的名单时改变话题?调查研究清楚所有的信息,以确保对于你客户的愿望的理解是清楚无误的。

  在你的策划过程中,应当不断地与你的客户确认,以确保你的方案仍然与客户保持一致。活动策划人并不会“读心术”(尽管我们都想拥有这一技能),你的客户可能会随时改变他们的想法,却忘记让你知道,因此在方案正式提出或为活动项目进行采购前,不断的确认以保证你仍然在朝着正确的方向前进。

  偷工减料

  作为一个独立的活动策划人,你的资源是有限的。在关键时刻你没有团队依靠,一切都得靠自己,即使是你不喜欢的或者是超出你能力之外的事情。你可能会偷工减料,以避免那些你不喜欢甚至是不愿意的,但必须得警告你,会栽跟头的。这里有一个例子:你有一个客户对活动的期望超过了他们的活动预算。如果你是一个爱取悦人的人,你可能不愿失去客户或不愿直接明确的提出你的意见。相反,你通过寻找可能的最低价格的供应商来满足预算的要求,最终的结果是:你花了大量的时间和精力去试图找到便宜货并牺牲了质量和可靠性,以满足一个不切实际的预算。

  当然面对失望或者令人不快,不是“有趣”的事,但是你老板,所有的责任(好的,坏的和其他)都必须承担。因此从一开始就诚实的面对你自己和客户非常重要。如果一定要让他们失望最好别在活动当天,最好的方式是在方案确定前的协商中让客户明白不切实际的预算带来的结果。

  “可怜”的执行

  客户支付费用让你来协调他们的活动,是因为他们没有时间,没有能力自己完成。如果活动顺利完成,客户会推荐你,他们的客人会记住你。然而,如果活动没有按计划进行,他们一定会告诉那些愿意听他们糟糕的经历人。

  一家名为TARP的行为研究公司进行了一项关于口碑传播的研究,发现一次消极的经历会像野火一样蔓延。满意的客户会倾向于讲述他们愉快的经历,而失望的客户同样也会讲述,研究的结果是平均会跟12人讲述!这12人又会分别再告诉6人。换句话说,一次糟糕的经历会传播到85人。呵!

  开始策划活动之前,你需要了解所涉及的所有内容和任何可以使用的资源。

  •你的客户是否是一个“DIY王后”?她对现场的装饰细节有严格的要求。

  •有新娘方或家庭成员 以及商业活动中客户的团队愿意帮忙吗?

  •他们能在多大程度上对活动现场执行方面带来帮助,他们有什么特殊技能吗?

  在整个活动过程中,应该使用一张清单,并列出每个单项任务的完成期限。这将帮助你在活动前繁忙的时间内保持始终行进在正轨上。安排并关注每一个细节,无论它看起来是多么微不足道,因为它们是最容易忘记的。

  冲突事件

  当你感兴趣的场地可能在同一天也会举行其他的活动时,你应该问问谁将和你共享场地,以确定是否会与你的活动发生冲突。举个例子,如果你将举办一场公司的商业活动,你可能不愿意一个哈雷戴维森摩托车集会或儿童马戏团主题的活动与你共享场地。

  你还应该找出谁将负责解决活动当天噪音投诉。有了负责人的号码,以防你有意想不到的吵闹邻居!

  不可靠的供应商

  当你还是一个新手时你肯定不会像有经验的活动策划人那样拥有良好关系的供应商。这些关系(与他们的信任)需要花时间来构建。最终,你会有一个联系人列表将会填满了那些与你共同工作的可靠供应商。在那之前,你需要尽量做出最好的选择!

  为你正在进行的活动收集尽量多的供应商信息。从报价开始,这样你就可以比较服务和价格。要求对方提供客户评价和推荐信,但不止于此——在线搜索评价也是很重要的。做出一个明智的决定将会增加你成功的机会。

  选择和预订供应商只是活动成功的一半。最常见的一个新手容易犯的错误是:活动之前忘记与你的供应商确认。为了防止灾难的发生,与供应商的后续跟进至少应该在活动前48小时进行,以确认一切妥当。必须确保他们拥有关于你的活动的正确信息。谁知道呢!——或许你预定的人可能已经转移到另一个活动现场了。

  没有后备方案

  作为一个活动策划人,墨菲定律应该永远伴随你:“任何事情都可能出错,都将会出错。“在这个行业里所有的准备和计划并不能保证一个完美的活动。你可以抱最好的希望,但你需要做最坏的打算。当出现错误时,有一个“B计划”将可以拯救你的活动!

  在你的策划方案中应该有风险评估的部分。确定活动中可能出现的潜在风险以及提出你的应急计划。准备一个紧急供应商名单,在需要时可以迅速行动起来,并可提供活动方案中类似于你预定的产品/服务。比如确保你的活动中会用到的司仪人员有两个选择,当计划中的MC生病或迟到,第二个能及时顶替。对于任何户外活动而言,应该考虑一个室内方案或者在预算内的紧急帐篷预案。

  我们希望这些可以在你成为一个活动策划人的道路上帮助你避免一些常见的错误,当你开始你的旅程时,记住这句话:“从别人的错误中学习,因为你无法什么都亲身经历一次”(Groucho Marx)